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独立行政法人日本貿易振興機構(JETRO)島根事務所(島根貿易情報センター)様が主催する、海外展開セミナーのハイブリッド配信を行いました。
会場には出雲市民会館の 302 研修室を使用しました。

発表者および参加者は、いずれも現地とオンラインの両方にいるというハイブリッド型での開催になりました。
参加者の受付等は全て先方がされるということで、当社はオンライン発表の方のリハーサルと、事前の会場確認と本番の配信支援のみを請け負うことになりました。

事前の現地調査で、会場で使われている音響機器に問題があることがわかりました。
リモートの声を会場のスピーカに流すことはできるものの、会場のマイクの音声をリモートに流すことができませんでした。会場の担当の方と一緒にミキサーを見てみましたが、それらしき設定箇所も見当たらず、そういうことができるように構築されていないか、その機能が故障しているということで、会場のマイクを使うことができませんでした。
これについては、当社の有線マイクを使うことで問題を回避しました。質疑応答の時に後ろの方までケーブルが届かないので、多少不便にはなりましたが、配信品質に影響はありませんでした。

会場のインターネット回線の品質がイマイチなようで、2〜3 回ほど「インターネット接続が不安定です」と表示され、少しだけ音声が聞き取りづらくなった時がありました。もともとの回線品質に問題があるのか、あるいは共有回線なのでたまたま他の部屋で大量の通信が行われていたのか。
ごく短時間の品質低下ですと、事前の現調や本番の設営くらいでは問題が発覚しないので、過去に配信実績がない場合はこういう可能性もあります。
しかしながら、なかなか気付かない程度の問題しか起きないのであれば、大きな問題にはならないだろうとも言えます。

パネルディスカッションの際に、オンライン発表の方の映像と音声が数秒間完全に凍るという事故もありました。切れたか? と思いましたが、すぐに復帰したので事なきを得ました。
事前にリハーサルで品質の確認と調整をやっているとはいえ、なにぶん手の届かないところにいる相手ですので、予期せぬ問題が起こることはあります。

こういった細かい問題はいろいろとありましたが、いずれも大きな問題には至らず、セミナーは無事に終了いたしました。