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昨年に引き続き、NPO法人周生期医療支援機構様が主催する、第 11 回 ALSO-Japan 学術集会のハイブリッド開催をお手伝いしました。
今回は今まででもっとも遠い、北海道旭川市での開催でした。

会場は大雪クリスタルホールの国際会議場を使用しました。
さすがに島根から北海道まで配信機材を持ち込むとなると、リスクとコストがとんでもないことになるので、当日のライブ配信については現地の業者にお願いし、当社はそれを横で補助するという形をとりました。

会場の Wi-Fi の品質がイマイチという話を聞いていたので、相当に早い段階から光回線の敷設を依頼していましたが、申込代行業者のミスで工事が間に合わないという事態に陥りました。結局、モバイル回線を 4 本用意いただき、それで回避することができました。設営時に会場の Wi-Fi もテストしてみましたが、たしかに全く使い物にならないレベルだったので、この回線がないと危ないところでした。
他にも会場のワイヤレスマイクの品質がイマイチだったり、細かなミスもありましたが、いずれも進行に影響するような大きな問題には至らず、無事に終了することができました。

現地業者はいい機材が揃っていてスタッフのノウハウも豊富で、当社としても大変参考になりました。とくに、発表者用 PC での画面共有操作を行わずに、オペレータが全ての配信画面制御を行うという手法は、当社が今までにやったことのない構成で、発表者の持ち込み PC を使えるという点で、大きなメリットのある方法だと感じました。もっとも、それによって録画データがなかなかにひどい状態になっていて、あとの動画編集が非常に大変だったので、功罪あるというところではありました。

当日のライブ配信以外は、今回もホームページ制作・運営、決済システム、録画動画編集、修了証の生成と送付までを担当いたしました。当社支援での開催も 3 回目で、先方担当者とともに練度が上がってきたこともあり、問い合わせやトラブル等はもちろんありましたが、いずれも想定の範囲内で、準備から事後処理まで、おおむね順調であったと思います。