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しまね産業振興財団 (しまねソフト研究開発センター) 様が主催するセミナーのハイブリッド開催をお手伝いしました。
会場には松江オープンソースラボを使用しました。

(※この記事は開催から 1 年半後に書いており、写真はリハーサルの時のものです)

本番の 2 週間前にリハーサルを実施したときは全く問題ありませんでしたが、当日に設営を行ったときには会場の設備が故障しており、ビデオスイッチャから映像が全く出力されないというトラブルが起こりました。

小さな会場で設備も揃っており、簡単な構成だからということで、設営開始から本番スタートまで 1 時間ちょっとしか取っていませんでした。これはリスクが高すぎるので、今なら確実にお断りする条件です。

ライブ配信の仕事を受けるようになって 1 年。これまでに大きなトラブルもなく、順調に開催実績を積んでこれたことで、慢心で軽く考えていたと言わざるを得ません。

構成を組み上げて動作確認を実施したところ、映像が出ない。会場の設備故障が原因であるとわかったときには、もうほとんど残り時間はありませんでした。

それから急いで会場設備を使わないように組み直しましたが、普段あまり使わない機材を使用せざるを得なかったこと、パソコンが講師の持ち込みであったこと、当然ながら一度もテストしていない組み合わせであったことなど、いくつもの悪条件が重なり、なんとか映像は出たものの、数分に一回くらいのペースでプロジェクタの映像が消えるという問題が残りました。消えても数秒でまた元に戻るのですが、たびたび起こるので、会場参加の方は気が散ったかもしれません。配信の方は問題なかったのが不幸中の幸いです。

時間が押しまくってしまい、開始が数分遅れた上に、映像の問題ばかりを相手にしていたせいで音声系は未テストで、音をモニタする仕組みも開始時にはまだ作れておらず、開会挨拶が始まったときには音声が配信されていなくて、チャットで参加者に指摘されてしまうという不始末でした。

講師の先生が大変うまい方で、ジョークで会場を和ませてくれたりとフォローしていただいたおかげで、講演が始まった以降は順調に (映像はときどき落ちますが) 進みました。

毎日講演会をやっているような大きな会場でない限りは、会場の設備は当日壊れている可能性があるので、それも想定して予備の機材を用意しておくこと、ライブ配信は想定外のトラブルがあっても開始時刻をずらせないので、準備時間は無駄すぎるほど確保しておくことなど、今回の案件でいろいろな知見を得ることができました。

空中分解寸前だったものの、最終的にはかろうじて及第点での終了となりました。
この件以降は、引き受ける際の準備時間の条件を厳しくしたこともあり、ここまで大きなトラブルは一度も起きることなく遂行できています。