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販売管理システム Sales King

当社では 2004 年に販売王というパッケージソフトを導入し、それとの連携システムなども開発しつつ長年運用してきました。
当社は IT 企業ということもあり、以前よりペーパーレス化を進めてきましたが、ここにきてコロナ禍によるリモートワーク推進のために、さらなる業務の電子化を進める必要が出てきました。
しかしながら販売王では請求書のメール送信がどうしても実現できなかったので、思い切って販売管理システムをゼロ開発して刷新することにしました。
そうして作られたのが Sales King です。

見積書の作成や請求書の発行といった、販売管理システムによくある機能の他、Sales King にはいくつか特徴的な機能があります。

見積書は PDF で出力するだけでなく、Slack に投稿することもできます。外出している担当者にクリック一つで送ることができます。

請求は売上伝票毎に発行する個別請求書と、1 ヶ月間の売上をまとめた合算請求書のどちらも発行できます。

請求書は PDF で出力・印刷できるほか、メールで送信することもできます。メールで送信した場合、その請求書がいつダウンロードされたかを確認することができます。いつの間にか担当者が代わっていてメールが届いていないこともありえますので、ダウンロードされていない請求は警告が表示されるようになっています。
請求先名を違う宛名に変えてくれと言われることがあるので、登録されている得意先名は変えずに、その時だけ宛名を変更して出力・メール送信することができます。
メールでの送付控は当社スマートエビデンスと API 連携することにより、自動的に電子帳簿保存法に準拠して保存されます。

銀行の取引明細を取り込んで、入金消込を自動的に行います。複数の得意先の請求を合算して振り込まれた場合は、どの得意先で合算されたかを自動的に計算して、それぞれの得意先への入金として割り振ります。入金だけでなく支払いもあわせて、会計システムに登録する仕訳を自動生成します。これにより、銀行取引について仕訳を手で登録する作業はほぼなくなりました。

売掛金の一覧を表示できますが、その際に、支払いを滞納していると思われる得意先については警告が表示されます。
Sales King が記録している売掛金と、会計システムが記録している売掛金を自動照合することができます。なにかしらの事由で不整合が生じている場合には、どの得意先で相違があるかがすぐにわかります。

毎月、毎年など定期的に請求がある売上については、それらを自動的に登録することができます。伝票内に書かれている契約期間などの日付は自動的に書き換えられますので、最初に一度登録しておけば、あとは契約終了まであらためて操作する必要がありません。契約更新案内など、事前に得意先への連絡が必要な場合は、自動的にメールで通知する機能も付いています。

領収書や送り状などの書類を作成することもできます。過去に送ったものを複製したり、得意先データや入金データからの作成もできるので、毎回 Word で手作りしていた頃に比べると、はるかに業務が効率化されました。

全ての出力書類は LaTeX という組版処理システムをバックエンドに使用しており、Web システムでよく使われている PDF 帳票ツールに比べて、はるかに美しい帳票出力が行えます。

商品セグメントごとに売上・利益などを集計することができます。
Sales King は商品マスタを使わずに、明細項目を全て手入力するという設計になっています。そのため商品コードでの分類ができませんので、商品名でセグメントを判別して集計する仕組みになっています。

銀行からの取引明細のダウンロード、入金消込や請求書の発行、会計システムでのデータ取り込みなど、毎月の定期的な作業については RPA で操作を自動化してあり、ほとんどの事務仕事は無人で行うことができます。

これらの施策により、当社は今でも専任の事務員を置かずに事務処理を行っています。
当社の業務では定価のある仕事が少ないので、見積書には商品マスタがなく、Excel のように自由に入力していくという設計になっています。
請求一覧では得意先と金額だけなく、請求書を送った日時やダウンロードされた日時なども一覧表示されています。
また、マウスカーソルをあわせると、送信先のメールアドレスも表示されるようになっています。
売掛一覧では未入金の可能性がある得意先が強調表示されています。
キレイな領収証を生成できます。収入印紙の金額がわかるようにもなっています。
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