事例詳細Case

隠岐病院様にて開催されました「第 26 回へき地・離島救急医療学会学術集会 in 隠岐の島」の開催支援を実施いたしました。

開催の半年前に学術集会の特設サイトを制作・開設し、それから参加者の受付、参加者向けページのパスワードの配布など、開催にかかる様々な業務を行いました。

なにぶん離島ですので、安易に何度も訪問するとコストが嵩むため、最初の会場設備検証は Zoom で実施しました。先方の担当者にスマホで繋いでいただき、その映像を見ながら機材や配線を確認していきました。検証の結果、そのままでは会場設備が使えないということがわかりました。

前もって設備を強化するということで承認を得ましたので、訪問してその工事を実施しました (その時の話がこちら)。このときに会場設備を検証し、配信について問題ないということが確認できました。

今回は離島での開催支援ということで、台風やその他予期せぬ問題で訪問が不能になるといけないので、機材一式は開催の 1 週間以上前にあらかじめ宅配で送付し、支援を行うエンジニアも 4 日前に現地入りしました。

まず、机や機器の配置と接続の確認のために、本番と同様の設営を行うリハーサルを実施しました。半日くらいで終わるかと思いきや、カメラ位置がなかなか決まらなかったり、マイクの調整に時間がかかり、結局ほぼ丸一日かかってしまいました。そんなに広い会場ではないとはいえ、これだけの台数の機器構成で試行錯誤が伴うと、かなりの時間がかかります。

会場にはハンドマイクとピンマイクがありましたが、ピンマイクは机がスピーカのすぐ前にあるのでハウリングしてしまい、使用が困難であったため、当社が持ち込んだハンドマイクを使うことになりました。これは想定外で、またしてもミキサーに手を入れなくてはなりませんでしたが、なんとか設定調整だけでうまく動くようになりました。

前日の夕方まで会場を他のことに使っているため、リハーサルで設置した機材はいったん全部片付け、前日の夜に再び設営を行いました。結局、最終チェックが完了するまで 4 時間がかかりました。

本番当日では急遽、学術集会直前の総会も配信することとなり、発表者のデータのチェックや機器の入れ替えなど、かなりあたふたすることとなりました。
これは現地スタッフの方の全面的な協力をいただいたことで、開始 1 分前にようやく全ての準備が終わるという、ギリギリセーフな状態で始まりました。

始まったあとは、細かなミスや予定時間の超過はあったものの、大きな問題はなく、半年越しの案件は無事に終了いたしました。