事例詳細Case

当社で使用している口座振替管理システムです。
口座振替による支払いの受け付けを始めてから、最初の数年間は Excel シートで管理を行っていました。
毎月、前月のファイルをコピーしてきて日付を変更するという運用です。

それぞれの得意先に送付する明細書の Excel シートと、実際に銀行に送信する振替データは全く連動しておらず手で書き換えているので、送付した明細書と実際に引き落とした金額が異なるというミスが発生しました。
当社ではエンジニアが片手間で経理事務をやっているので、口座振替を使う得意先の数が増えて運用負荷が高まっても、それだけの時間は取れません。
2 回目の金額相違ミスが発生した時点で、もはや Excel での運用は不可能と判断し、本システムを開発しました。

本システムは山陰合同銀行の口座振替と、合銀が提供している JCB 集金代行サービスの 2 つに対応しています。

振替明細書は PDF で出力できるほか、メールで得意先に送信することもできます。
メールでの送付控は当社スマートエビデンスと API 連携することにより、自動的に電子帳簿保存法に準拠して保存されます。

振替データは全銀協形式で出力できるので、このファイルを銀行に送信すれば明細書と相違なく振替が実行でき、明細と引き落とし金額が違うというミスが起こりません。
振替結果も銀行からダウンロードしたものを登録するだけで全て自動的に消し込みできます。
また、振替結果の弥生会計向け仕訳データを生成することができますので、会計システムへの記帳処理も本システムで一括処理できます。

当社ではこのシステムの操作を RPA で自動化してあり、前回の振替結果の投入、明細書の印刷・メール送付から銀行へのデータ送信まで、一連の事務処理を無人で行っています。あとは印刷された明細書を封入・封緘する部分だけを有人で実施しています。

これらの施策により、当社は今でも専任の事務員を置かずに事務処理を行っています。